Документы по пожарной безопасности к сдаче объекта в аренду

Когда собственник готовит недвижимость к сдаче в аренду (будь то офис, торговое помещение или склад), он должен предоставить арендатору и, при необходимости, надзорным органам весь пакет документов по пожарной безопасности. Правильная подготовка документов перед передачей объекта в аренду решает две задачи: соблюдение требований закона и снятие лишних вопросов у арендатора. Рассмотрим, как это сделать:

Проведите аудит текущих документов

Прежде чем к вам придет арендатор, убедитесь, что у вас в порядке ключевые пожарные документы: - Актуальная пожарная декларация на здание или помещение (если требуется по закону). Если объект новый или серьезно реконструировался, декларация должна быть заполнена и зарегистрирована. Арендатор может спросить ее копию, а без нее официально эксплуатировать объект нельзя. - Проектная и исполнительная документация на системы ПБ. Если в помещении есть пожарная сигнализация, система пожаротушения, дымоудаление – подготовьте их паспорта, схемы и акты ввода в эксплуатацию. Арендатору вы их, возможно, не передадите полностью, но они понадобятся при проверках МЧС. Лучше иметь их в отдельной папке. - Приказы и инструкции собственника. Пока помещение без арендатора, за ПБ отвечает собственник. У вас должны быть свои приказы (о назначении ответственных за ПБ в здании), общая инструкция по пожарной безопасности для объекта. Эти документы при сдаче могут лечь в основу документов арендатора (он издаст свои приказы, но можно показать ему ваши для ориентира). - Акты и журналы проверок. Проверьте, что все ежегодные и прочие проверки проведены. Например, проведена ли проверка пожарных кранов в этом году? Перезаряжены ли огнетушители? Сделана ли проверка сопротивления изоляции? Все эти акты сложите вместе. Арендатор при въезде должен получить “чистое наследство” – исправное оборудование с последними отметками обслуживания.

Приведите в соответствие эвакуационные пути и знаки

Перед сдачей помещения убедитесь, что планы эвакуации актуальны и расположены на стенах, а эвакуационные знаки (выходы, стрелки) соответствуют планировке. Если вы делали перепланировку под будущего арендатора – обновите планы эвакуации. Новому арендатору вы должны передать не старые схемы, а уже измененные, если были изменения стен, дверей. Обычно собственник заказывает изготовление планов и оставляет их на объекте. Также проверьте, работают ли аварийные светильники “Выход” – замените лампы, батареи, если надо. Это формально не документ, но часть подготовки объекта “под ключ”.

Сформируйте для арендатора пакет основных инструкций и приказов

Хотя арендатор сам должен издать приказы, полезно на момент въезда предоставить ему “Стандартный пакет документов по ПБ для арендатора”: - Образец приказа о назначении ответственного лица за ПБ от арендатора. - Образец инструкции о мерах пожарной безопасности именно для этого помещения (с учетом его планировки, системы, путей эвакуации). - Выписку из ваших общих правил (например, правила пользования зданием в части пожарной безопасности: что нельзя блокировать общие выходы, режим работы системы сигнализации и пр.). Это ускорит оформление документов арендатором и покажет вашу компетентность. Можете даже включить этот пункт в договор аренды, мол “арендатор обязуется соблюдать инструкцию, Приложение №…” – и приложить инструкцию.

Передача технической документации и договоров

Если объект передается с работающей пожарной сигнализацией или другими системами, передайте арендатору копии договоров на обслуживание этих систем (либо заключите новые, если он будет платить). Часто собственник продолжает обслуживать сигнализацию всего здания сам, тогда арендаторам просто дают контакты диспетчерской или ответственного. Но документы – акт последнего ТО, паспорт сигнализации – должны быть доступны. Если помещение автономное, передайте арендатору сведения, когда и кем последний раз обслуживались сигналка и огнетушители, когда следующий срок. Это можно оформить как часть передаточного акта: “Огнетушители – 2 шт, перезаряжены в таком-то месяце, следующие сроки…; Сигнализация – на техобслуживании в ООО “Х”, нормальном состоянии.” Тогда арендатор точно не пропустит.

Проверка фактической готовности

Совершите “прогон” по чек-листу инспектора: - Есть ли табличка с телефоном пожарной охраны на видном месте? - Вывешен ли план эвакуации у выхода? - Свободны ли подходы к огнетушителям, кранам? - Висит ли инструкция для сотрудников (её арендаторы повесят у себя, но вы можете временно повесить общую)? - Замки на дверях эвакуационных работают согласно требованиям (открываются изнутри без ключа)? - Если предоставляете систему пожарной сигнализации – убедитесь, что она включена и на пульт сигнал уходит (сделайте пробный пуск). Сделайте небольшую фотосессию – эти фото можно приложить к акту сдачи, чтобы зафиксировать, что все знаки, огнетушители, планы были на месте и в порядке.

Формальные акты. При подписании Акта приема-передачи помещения включите туда пункт о состоянии ПБ: 

- Количество и тип огнетушителей, их состояние.

- Наличие плана эвакуации.

- Исправность системы сигнализации (например, “проверена при передаче, сигнал проходит”). - Перечисление передаваемых документов: “Сторона А (арендодатель) передала стороне Б копии следующих документов: инструкция по ПБ, план эвакуации, журналы (при необходимости), пожарную декларацию, акт последние проверки системы...” – перечислить. Арендатор расписывется, что принял и ознакомлен.

Консультация арендатора

Наконец, неформальный, но важный шаг: поговорите с новым арендатором или его ответственным. Объясните особенности пожарной безопасности объекта: где расположены ручные извещатели, как устроена сигнализация (например, есть ли речевое оповещение, куда звонить в случае ложного срабатывания), какие правила в здании (можно ли использовать электронагреватели, где курить запрещено). Предупредите о регулярных проверках (например, скажите: “раз в квартал будет приходить техник проверять сигнализацию, нужно будет допускать”). Эта коммуникация – часть “подготовленных документов”: зачастую вы передаете не только бумагу, но и знание.

Хорошо подготовленные документы и объекты позволят избежать ситуаций, когда после въезда арендатора вдруг выясняется, что “не хватает плана эвакуации” или “огнетушители просрочены” – и начинается паника и спешка. Вместо этого у арендатора с первого дня будет все необходимое, а у вас – репутация ответственного арендодателя. Более того, при визите инспекции (которая может прийти уже к арендатору, но спросит и с собственника), не возникнет проблем: все документы представлены и в порядке.