Сколько хранить документы по пожарной безопасности

Ведение документации по пожарной безопасности — это не только вопрос организации внутренней работы, но и обязательное требование законодательства. Однако у многих руководителей и ответственных лиц возникает закономерный вопрос: как долго нужно хранить эти документы? Какие можно уничтожить через год, а какие — спустя пять или даже десять лет? 

Почему важно соблюдать сроки хранения

При проверке инспекторы МЧС имеют право запросить документы за прошлые периоды, чтобы оценить, как соблюдались требования пожарной безопасности. Отсутствие архивных данных, особенно в случае происшествий (например, пожара), может рассматриваться как нарушение и повлечь административную или даже уголовную ответственность.

Часть документов имеет долгосрочную юридическую значимость — например, при расследованиях, судебных разбирательствах, спорах со страховщиками.

Приказы, распоряжения и положения

Сюда относятся:

1. приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность;

2. положение о системе обеспечения ПБ;

3. инструкции по действиям при пожаре.

Срок хранения: 5 лет
Основание: Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, пункт 631в.
Если за этот период происходят кадровые изменения или перепрофилирование деятельности — старые приказы подшиваются, а новые хранятся с момента издания.

Журнал инструктажей по пожарной безопасности

Содержит записи о вводных, первичных, повторных и внеплановых инструктажах сотрудников.

Срок хранения: 10 лет с даты последней записи
Основание: ГОСТ 12.0.004–2015 и методические рекомендации МЧС.
Журнал обязательно прошивается, нумеруется, скрепляется подписью и печатью.

План эвакуации при пожаре

Хотя план эвакуации чаще существует в виде стенда, бумажный оригинал (в т.ч. утверждённый вариант, с подписями) должен храниться в архиве.

Срок хранения: до следующего обновления + 5 лет
Если в здании была перепланировка, и план был обновлён — старый подлежит архивному хранению на протяжении не менее пяти лет.

Акты и протоколы испытаний и проверки систем ПБ

Включают:

1. акты проверки пожарной сигнализации, СОУЭ, дымоудаления;

2. протоколы огнезащитной обработки конструкций;

3. акты перезарядки огнетушителей;

4. заключения о проведении пусконаладочных работ.

Срок хранения: 5 лет
Основание: СП 5.13130.2009 и правила технической эксплуатации противопожарных систем.
Для объектов с повышенной опасностью рекомендуется хранить такие документы не менее 10 лет.

Журнал технического обслуживания систем противопожарной защиты

Включает записи о проведённых осмотрах, проверках и регламентных работах по ПС, АПС, СОУЭ и другим системам.

Срок хранения: 5 лет
В случае инцидента (например, несработавшей сигнализации) журнал служит основным доказательством исправности систем в момент эксплуатации.

Протоколы учений, тренировок и проверок знаний

Сюда относятся:

1. отчёты о проведении тренировочной эвакуации;

2. протоколы проверки знаний у ответственных лиц;

3. акты анализа готовности персонала.

Срок хранения: 5 лет
При отсутствии таких документов или их преждевременном уничтожении организация может получить предписание.

Пожарная декларация

Это документ, подтверждающий соответствие объекта требованиям пожарной безопасности. Подаётся в МЧС и включается в состав основной документации объекта.

Срок хранения: постоянно
Пока здание не переходит к новому собственнику, не меняет профиль или не проводится перепланировка, декларация остаётся действующей и должна храниться в архиве.

Заключение расчёта пожарного риска

Если объект имеет отступления от норм или отсутствуют обязательные системы (например, АПС), необходимо наличие расчёта риска.

Срок хранения: постоянно или до появления нового расчёта
В случае внесения изменений старый расчёт не уничтожается, а архивируется.

Договоры с подрядчиками и обслуживающими организациями

В том числе:

1. договор на обслуживание ПС и АПС;

2. договор на монтаж и наладку оборудования;

3. акты выполненных работ и приложенные протоколы.

Срок хранения: 5 лет с момента завершения действия договора
Если договор пролонгируется, срок хранения продлевается.

Рекомендации по организации хранения

1. Все документы желательно хранить в отдельной папке (или серии папок) по пожарной безопасности.

2. Используйте журналы учёта, прошитые и пронумерованные.

3. Документы архивируются в хронологическом порядке.

4. Не уничтожайте оригиналы, даже после истечения срока — при наличии свободного архивного места целесообразно продлить срок хранения.

5. Электронные копии допустимы как дублирующий архив, но не заменяют бумажные документы.