Сроки хранения документов по пожарной безопасности

Документы по пожарной безопасности — это не просто формальные бумаги для проверки, а юридически значимая часть всей системы противопожарной защиты объекта. Правильно оформленная и вовремя предоставленная документация может не только спасти предприятие от штрафов, но и сыграть ключевую роль в разбирательствах после пожара: с МЧС, судом, страховыми компаниями. Поэтому важно не только вести документы, но и хранить их в течение установленного срока. В этой статье разберёмся, какие именно документы нужно сохранять, как долго их нужно хранить, и на что ссылается законодательство.

Зачем нужно хранить документы по пожарной безопасности

Хранение противопожарной документации обеспечивает:

1. подтверждение исполнения требований законодательства

2. доказательство проведения инструктажей и обучения сотрудников

3. юридическую защиту в случае происшествий

4. возможность пройти внеплановую или повторную проверку

5. соблюдение условий страхования имущества и ответственности

Даже если объект не проверялся несколько лет, а ЧП не случалось, обязанность по хранению документации сохраняется.

Что регулирует сроки хранения

Вопросы хранения документов регулируются сразу несколькими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 69-ФЗ «О пожарной безопасности»

2. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»

3. Перечень типовых управленческих архивных документов (утверждён Приказом Минкультуры № 558 от 31.03.2015)

4. Приказы МЧС и инструкции по ПТМ

5. Трудовой кодекс РФ (в части хранения журналов инструктажей и обучения)

На основании этих документов устанавливаются сроки хранения в зависимости от типа документа и его значимости.

Основные документы и сроки их хранения

1. Журнал регистрации инструктажей по пожарной безопасности
Срок хранения: 10 лет после последней записи
Этот журнал фиксирует все виды инструктажей (вводный, первичный, повторный, внеплановый, целевой). При проверках его запрашивают в первую очередь. Даже если сотрудник уволен, запись о его инструктаже должна храниться.

2. Журнал учёта огнетушителей
Срок хранения: 5 лет
Содержит сведения о размещении, проверках, перезарядке, дефектах. Хранится на объекте, где расположено оборудование. Рекомендуется также сохранять отдельные акты перезарядки и протоколы проверки.

3. Акт огнезащитной обработки конструкций
Срок хранения: весь срок эксплуатации объекта или до следующей обработки
Если обработка проводится один раз на весь срок службы, акт хранится постоянно. Если покрытие обновляется каждые 5–7 лет, старые акты могут быть переданы в архив, но не ранее следующей обработки.

4. Протоколы испытаний систем пожарной сигнализации, СОУЭ, дымоудаления
Срок хранения: 5 лет
Протоколы содержат результаты функциональной проверки, настройки оборудования и подтверждение работоспособности. Часто прикладываются к журналам ППР (планово-предупредительных работ).

5. Сертификаты на огнезащитные составы и материалы
Срок хранения: до окончания срока службы материала, но не менее 5 лет
Если материал действует 10 лет — храните сертификат всё это время. Он будет нужен при проверке или страховом случае.

6. Расчёт пожарного риска
Срок хранения: не менее 5 лет, либо до пересмотра проекта или состояния объекта
Если в декларации используется расчёт пожарного риска, он должен храниться вместе с ней. При изменении планировки, назначения здания или технических условий, расчёт утрачивает силу.

7. Декларация пожарной безопасности
Срок хранения: весь срок эксплуатации объекта, либо до внесения изменений
Если данные декларации перестают соответствовать фактическому состоянию (изменение площади, назначения, состава систем ПБ), оформляется новая. Старую при этом хранят как минимум 5 лет.

8. Протоколы обучения по ПТМ (пожарно-технический минимум)
Срок хранения: 10 лет
Сюда входят удостоверения, протоколы, журналы, приказы о допуске. В случае пожара или проверки инспекторы могут запросить документы даже по уже уволенным сотрудникам.

9. Журнал технического обслуживания систем пожарной безопасности
Срок хранения: 5 лет
Содержит сведения о регулярном осмотре, ремонте, тестировании противопожарных систем. Особенно важен для объектов с автоматикой и оборудованием, обслуживаемым по договору.

10. План эвакуации
Срок хранения: до изменения планировки или функционала помещения
План не имеет фиксированного срока хранения, но должен быть пересмотрен при любой перепланировке. Старые версии рекомендуется хранить не менее 3 лет.

11. Журнал проведения учебных тренировок по эвакуации
Срок хранения: 5 лет
Документирует проведение регулярных тренировок, в том числе с участием сотрудников охраны, персонала, арендаторов.

Как и где хранить документы

1. Документы могут храниться как в бумажном, так и в электронном виде, если это допускается внутренними регламентами и не противоречит требованиям МЧС

2. Оригиналы хранятся на объекте, в кабинете ответственного за ПБ или в архиве организации

3. При смене собственника или арендатора документы передаются по акту

4. Все журналы прошиваются, нумеруются, скрепляются печатью

5. При пожаре или утере документации составляется акт и подаётся заявление в МЧС

Ответственность за несоблюдение сроков хранения

Нарушения, связанные с отсутствием или уничтожением документов до истечения срока, могут повлечь:

1. штрафы (от 6 000 до 15 000 рублей для должностных лиц, от 150 000 до 200 000 рублей для организаций)

2. предписание об устранении нарушений

3. отказ в страховой выплате

4. административное или уголовное разбирательство при пожарах с последствиями

Ответственность ложится на руководителя организации и лицо, назначенное приказом ответственным за пожарную безопасность.