Журнал учёта противопожарных инструктажей — это рабочий документ, в котором фиксируется, что сотрудника действительно ознакомили с мерами пожарной безопасности. Запись с двумя подписями — инструктируемого и инструктирующего — доказывает: человек получил знания и допущен к работе осознанно.

Если случится возгорание или придёт инспектор, именно журнал подтверждает, что организация выполнила обязанность по обучению, а не формально «закрыла галочку». Вести такой журнал обязана любая организация независимо от формы собственности и численности. Инструктаж проводят всем вновь принятым перед допуском к работе, а затем повторяют для уже работающих.

Периодичность и содержание зависят от специфики объекта и должности: офисный сотрудник, кладовщик склада ЛВЖ и оператор котельной получают разный объём знаний. За проведение инструктажа и ведение журнала отвечает работник, назначенный приказом руководителя, — обычно это специалист по пожарной безопасности или ответственное лицо по объекту.

Сразу о главном для 2026 года: форма журнала за последние годы менялась дважды, и это важно не перепутать. Исторически порядок задавали Нормы пожарной безопасности из приказа МЧС России № 645 от 12.12.2007 — именно оттуда пришло требование опломбировать журнал номерной пломбой и указывать её номер на титульном листе. С 1 марта 2022 года приказ № 645 утратил силу, его заменил приказ МЧС № 806 от 18.11.2021: появился новый бланк «журнала учёта противопожарных инструктажей», обязательная пломбировка ушла, а вести документ разрешили в электронном виде. Затем и приказ № 806 отменили: с 1 сентября 2025 года действует приказ МЧС России № 1120 от 16.12.2024, рассчитанный на шесть лет — до 1 сентября 2031 года. Поэтому, если у вас на руках старый журнал с графой под номер пломбы, это не повод для штрафа за прошлые периоды, но новые записи стоит вести по актуальной форме. Что фиксирует журнал по действующему порядку. В нём отражают дату инструктажа, фамилию, имя, отчество и должность инструктируемого, вид инструктажа, фамилию и должность инструктирующего, а также подписи обеих сторон. Запись вносят только при удовлетворительном результате проверки знаний — то есть после того, как человек показал, что усвоил порядок действий при пожаре, правила эвакуации и пользования первичными средствами тушения. Дополнительно к журналу в организации хранят программы инструктажей и приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность — без них журнал «повисает» без правовой основы. Виды инструктажей, которые попадают в журнал, не изменились по сути. Вводный проводят со всеми принимаемыми на работу. Первичный — на рабочем месте, до начала самостоятельной работы. Повторный закрепляет знания: его проводят раз в год, а на пожароопасных производствах — дважды в год. Внеплановый назначают при вводе новых нормативных требований, изменении технологии, перепланировке, после нарушений или длительного перерыва в работе. Целевой — перед разовыми работами с повышенной пожарной опасностью, например огневыми. Каждый из них требует отдельной записи: «провели и забыли» здесь не работает. Титульный лист заполняют до начала работы с журналом. На нём указывают объект, которому принадлежит документ, и сведения об ответственных за инструктажи лицах с образцами их подписей. Бумажный журнал прошивают, нумеруют страницы и заверяют подписью руководителя и печатью при наличии — это защищает от подмены и вырывания листов. Электронный журнал приказ № 1120 прямо разрешает, но к нему то же требование по существу: записи должны быть достоверными, подписанными и защищёнными от правки задним числом. Заполненный журнал хранят не менее пяти лет с даты последней записи. Зачем всё это, кроме «чтобы было». Журнал — первое, что просит инспектор Госпожнадзора на плановой или внеплановой проверке. Его отсутствие, пробелы в записях или инструктаж «оптом» без подписей трактуются как нарушение требований пожарной безопасности по статье 20.4 КоАП РФ: для организации это предупреждение или штраф, который по части 1 доходит до 400 000 рублей, а если нарушение привело к пожару — заметно выше. Но штрафы — лишь видимая часть. Реальная ценность журнала в том, что в момент пожара люди действуют по отработанному алгоритму, а не в панике. Поэтому относиться к нему как к формальной бумаге — ошибка: это инструмент, который проверяется и людьми, и огнём. Типичные ошибки, на которых «горят» при проверке, повторяются из года в год. Первая — журнал заведён, но записи делаются задним числом сразу за квартал: одинаковые чернила, одинаковый почерк и подписи «пачкой» сразу выдают формальность. Вторая — отсутствует первичный инструктаж на рабочем месте: вводный провели, а до конкретного станка или участка дело не дошло. Третья — не совпадают данные журнала с приказом о назначении ответственного: инструктирует одно лицо, а в приказе указано другое. Четвёртая — нет программы, по которой проводился инструктаж, поэтому невозможно понять, чему именно учили. Любой из этих пунктов превращает наличие журнала в его фактическое отсутствие. Отдельно стоит разделять журнал учёта инструктажей и журнал эксплуатации систем противопожарной защиты — это разные документы под разные задачи, и подменять один другим нельзя. Инструктажный журнал — про людей и их знания, журнал эксплуатации — про работоспособность сигнализации, оповещения, огнетушителей и прочего оборудования. На небольшом объекте оба ведёт один и тот же ответственный, но строки, формы и периодичность у них свои. Если вам нужно навести порядок во всём комплекте пожарной документации сразу, проще поручить это профильной организации: специалист соберёт актуальные формы, программы и приказы под ваш тип объекта и снимет риск разночтений с инспектором.